NTTデータ四国、総合文書管理システム「らく2文書主任」を大幅刷新し販売

総合文書管理「らく2文書主任(R)」を大幅リニューアル
〜直感的インターフェースと項目の自由設計によるユーザーの利便性向上〜


　株式会社NTTデータ四国（本社：愛媛県松山市、代表取締役社長：菅家　裕、以下NTTデータ四国）は、このたび総合文書管理システム「らく2文書主任(R)」（※）について、OSS（注１）基盤に変更するとともに、マルチブラウザーおよび英語表示機能の追加等、大幅刷新し、２０１３年８月１日より販売を開始しました。

　※「らく2文書主任(R)」の正式表記は添付の関連資料を参照

　自治体行政事務における文書の電子化は、情報公開請求を前提とした適切な文書管理と文書の利活用、事務作業の効率化向上などの点から大きな課題となっています。
　「らく2文書主任」は公文書管理法（注２）に完全対応した総合文書管理システムです。今回のリニューアルでは、文書の作成から電子決裁、保管・廃棄までの文書ライフサイクルを管理するすべての機能を標準で提供するとともに、ユニバーサルデザインによる画面設計、直感的で操作しやすいインターフェース、画面の項目を利用者が自由にデザインできるなど、各種機能を追加し、ユーザーにとって、より利便性が高く、導入がしやすいものとなっています。また、OSSの活用とマルチブラウザーおよび英語対応することで、将来のクライアント環境や職場環境の変化に柔軟に対応し、長く利用することができます。
　NTTデータ四国は、パートナー各社とともに「らく2文書主任」の全国販売を展開し、５年間で１０億円の売上高を目指します。


【背景】
　NTTデータグループは、１９９４年から自治体向けに文書管理システムを提供してきました。この開発・運用のなかで培ってきたノウハウや自治体からのニーズをもとに、製品として進化させてきたのがNTTデータ四国の「らく2文書主任」です。
　自治体における公文書の管理については、２０１１年４月に公文書管理法が施行され、情報公開請求を前提とした適切な文書管理がより一層求められてきています。また、文書の利活用や事務作業効率の向上の面からも、文書の電子管理対応ニーズは高まっています。
　当社では、２０１１年１２月に人口２０万人以下の自治体に対して、公文書管理におけるアンケートを実施しました。
　その結果、６割近い自治体が文書管理システムを未導入であり、問題意識はあるものの、内部事務処理である文書管理システムに対して、多大なコストをかけられないという悩みを抱えていました。
　また、既に文書管理システムを導入している自治体においても、クライアント環境の多様化や市町村合併等による職場環境の変化により、システムの利用率や文書の電子化率が上がらないという問題を抱えていました。
　これら課題に応えるべく、OSSの活用とマルチブラウザーおよび英語対応、さらに画面の項目を利用者が自由にデザインすることを可能とするなど、お客さまのニーズにマッチした新「らく2文書主任」を企画・開発し、販売することとしました。

　※図１〜２は添付の関連資料を参照


【システム概要】
　「らく2文書主任」は、（１）文書作成、（２）電子決裁、（３）保管管理、（４）文書検索／複写／抽出、（５）共通機能を有した総合文書管理システムです。これらの機能により、スピーディーな電子決裁と蓄積されたデータの利活用を実現し、庁内文書の電子化率を向上させ、内部事務の効率化を図ります。また、収受・起案から廃棄までの文書ライフサイクルを管理することで、情報公開請求に対応する文書管理が可能です。

　（１）文書作成：決裁が必要な文書の作成、保管のみを行う資料の登録等を行います。
　（２）電子決裁：指定した決裁ルートに従って、システムによる決裁を行います。メールシステムと連携し、決裁者へ処理を促すこともできます。
　（３）保管管理：作成した文書をフォルダへ綴り込み、フォルダ単位で文書の保管、廃棄、移管等を行います。
　（４）文書検索／複写／抽出：保管された文書の検索や情報公開に必要な文書情報の抽出を行います。検索された文書を複写して、新たな文書作成も行えます。
　（５）共通機能：所属情報やユーザー情報等のシステムを利用するために必要な基本情報を登録します。

　　　※図３・主な特長などリリース詳細は添付の関連資料を参照


　（注１）Open　Source　Softwareの略。ソースコードを無償で公開し、誰でも改良、再配布が行うことができるソフトウェアのこと。
　（注２）http://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/about/gaiyou/gaiyou.html（内閣府の公文書管理法の概要）
　＊「らく2文書主任(R)」は日本国内における株式会社NTTデータ四国の登録商標です。
　＊その他の商品名、会社名、団体名は、各社の商標または登録商標です。